Tips til et bedre møte

Du har sikkert selv deltatt på ett eller flere ustrukturerte møter i løpet av livet, hvor du i etterkant ikke helt er sikker på om dere egentlig kom noe videre, kanskje du til og med har blitt sittende med flere spørsmål enn da du kom... Vel, du vet hva de sier: 'tid er penger', så hvorfor kaste det bort unødvendig? 

I likhet med andre vellykket arrangementer, krever også et møte litt planlegging. Med noen enkle tips og litt forberedelser kan du sørge for at ditt neste møte er både effektivt og produktivt.  

1. Send ut invitasjon i god tid

For at så mange som mulig skal ha anledning til å delta er det lurt å sende ut invitasjon til møtet i god tid. Sett en dato for svarfrist slik at du har en formening om hvor mange dere blir. 

2. Møtelokalet

Når du vet hvor mange som skal delta på møtet, vil det være enklere å finne det lokalet som er best egnet. Ta hensyn til antall personer med tanke på størrelsen på lokalet - det bør verken bli for stort eller for lite. Forsikre deg om at lokalet har det du trenger av teknisk utstyr etc. som er nødvendig for din presentasjon/gjennomføring. 

3. Møteagenda

Sett opp en kjøreplan som du sender ut til deltakerne på forhånd. Agendaen kan gjerne besvare noen av disse spørsmålene:

Hvis det er noe du ønsker at deltakerne skal gjøre seg noen tanker om på forhånd, spesifiser dette.

Ved å sende ut møteplanen på forhånd vil du spare tid på selve møtedagen. Dette gir deltakerne mulighet til å forberede seg, samtidig som det er en effektiv måte for å unngå unødvendige spekulasjoner, misforståelser, rykter etc.

4. Ta lærdom av tidligere erfaringer

Gjør deg noen tanker om hva som har fungert bra/dårlig i lignende settinger tidligere. Viderefør de faktorene som har bidratt til en trygg arena og god dynamikk blant deltakerne.

5. Tidsskjema

6. Pauser

Det er viktig med avbrekk for å kunne holde fokus. Sørg for at det er tilstrekkelig med mat, frukt og drikke, som folk kan forsyne seg av i pausene.

Hvis møtet strekker seg over mange timer/en full dag, så bør det i tillegg være et ordentlig måltid som lunsj eller middag.  

7. Bestill en aktivitet

Variere dine møter eller konferanser med en aktivitet hvis mulig. Det å gjøre noe annet en kun det som er jobbrelatert sammen, og kan gi en ny motivasjon til å ta fatt på oppgaver sammen. 

8. Gjennomføring

Hold deg til punktene på agendaen, og ha en strukturert plan for dagen.

9. Følg gjerne opp i etterkant av møtet, både personlig og hvis det ble satt noen konkrete mål