Tips til et bedre møte

Du har sikkert selv deltatt på ett eller flere ustrukturerte møter i løpet av livet, hvor du i etterkant ikke helt er sikker på om dere egentlig kom noe videre, kanskje du til og med har blitt sittende med flere spørsmål enn da du kom... Vel, du vet hva de sier: 'tid er penger', så hvorfor kaste det bort unødvendig?

I likhet med andre vellykket arrangementer, krever også et møte litt planlegging. Med noen enkle tips og litt forberedelser kan du sørge for at ditt neste møte er både effektivt og produktivt.

1. Send ut invitasjon i god tid

For at så mange som mulig skal ha anledning til å delta er det lurt å sende ut invitasjon til møtet i god tid. Sett en dato for svarfrist slik at du har en formening om hvor mange dere blir.

2. Møtelokalet

Når du vet hvor mange som skal delta på møtet, vil det være enklere å finne det lokalet som er best egnet. Ta hensyn til antall personer med tanke på størrelsen på lokalet - det bør verken bli for stort eller for lite. Forsikre deg om at lokalet har det du trenger av teknisk utstyr etc. som er nødvendig for din presentasjon/gjennomføring.

3. Møteagenda

Sett opp en kjøreplan som du sender ut til deltakerne på forhånd. Agendaen kan gjerne besvare noen av disse spørsmålene:

Hva er hensikten/motivasjonen med møtet?
Hvilke temaer skal tas opp?
Hvor lang tid er det satt av?
Konkrete mål for møtet, hva skal løses?

Hvis det er noe du ønsker at deltakerne skal gjøre seg noen tanker om på forhånd, spesifiser dette.

Ved å sende ut møteplanen på forhånd vil du spare tid på selve møtedagen. Dette gir deltakerne mulighet til å forberede seg, samtidig som det er en effektiv måte for å unngå unødvendige spekulasjoner, misforståelser, rykter etc.

4. Ta lærdom av tidligere erfaringer

Gjør deg noen tanker om hva som har fungert bra/dårlig i lignende settinger tidligere. Viderefør de faktorene som har bidratt til en trygg arena og god dynamikk blant deltakerne.

5. Tidsskjema

Sett en oppmøtetid som sørger for at deltakerne rekker å komme seg på plass før møtet starter, hente seg kaffe etc. Det vil gi en myk start, bedre tilstedeværelse og du unngår å starte møtet allerede bak skjemaet.
Overhold tiden. Hvis møtet drar seg ut over det som er fastsatt, kan du være sikker på at 99% har forlatt møtet før du får rundet av, om ikke fysisk så mentalt.

6. Pauser

Det er viktig med avbrekk for å kunne holde fokus. Sørg for at det er tilstrekkelig med mat, frukt og drikke, som folk kan forsyne seg av i pausene.

Hvis møtet strekker seg over mange timer/en full dag, så bør det i tillegg være et ordentlig måltid som lunsj eller middag.

7. Bestill en aktivitet

Variere dine møter eller konferanser med en aktivitet hvis mulig. Det å gjøre noe annet en kun det som er jobbrelatert sammen, og kan gi en ny motivasjon til å ta fatt på oppgaver sammen.

8. Gjennomføring

Hold deg til punktene på agendaen, og ha en strukturert plan for dagen.

Skal noe løses i grupper? Ha føringer om hvor mange hver gruppe skal bestå av og evt. inndeling. Eks: maks to fra hver avdeling. Er det konkurranse? Frist gjerne med en premie.
Skal du holde presentasjon? Gjør det enkelt å følge med på. I den grad det er mulig å variere budskapet ved å legge til noen filmklipp eller bilder, benytt gjerne dette.
Hvis du ba deltakerne gjøre seg opp noen tanker om et tema/problemstilling på forhånd, husk dette punktet. Vis at det var av oppriktig interesse å høre deres mening.

9. Følg gjerne opp i etterkant av møtet, både personlig og hvis det ble satt noen konkrete mål

Hva var positivt med dagen? Kunne noe vært annerledes?
Fremgang i prosess/ evaluering av mål.