VI FORENKLER PLANLEGGING AV MØTER, KONFERANSER OG EVENT.

Planlegg din neste konferanse

Vi vet at det kan være en krevende oppgave å planlegge en konferanse, spesielt om det er første gang du skal gjøre det. For å hjelpe deg har vi samlet våre beste tips til hvordan du kan planlegge en vellykket konferanse som leverer kvalitet i alle ledd, uavhengig av budsjett.

1. Planlegg i god tid

De mest rutinerte konferanseplanleggerne booker er tidlig ute med å booke lokalet, mange ganger opptil ett år i forkant. Vær tidlig på ballen, og unngå skuffelser som at stedet du anser som mest aktuelt allerede er opptatt. Dette gjelder spesielt for lokaler som er egnet for større konferanser og eventer, da det naturligvis er et mer begrenset utvalg av dette.

2. Hold deg i sonen

Ikke glem at gjestene skal komme seg til konferanselokalet. At det er et gode kollektivforbindelser og/eller parkeringsplasser er viktig å huske på.

3. Det handler om oppsettet

Du har kanskje en anelse om hvor mange gjester som kommer, men er det alt du trenger å vite for å booke et lokale som er stort nok? Det er her oppsettet kommer inn. Det er en vesentlig forskjell på hvor stor plass som trengs ved ulike 'format'. Ved et kinooppsett for 100 personer er det naturligvis mindre plassbehov enn ved for eksempel et oppsett for 100 personer rundt runde bord.

Tenk også på om det er andre deler av programmet som krever sin plass, har du lagt inn at det er kaffe og snacks i en pause så sørg for at det er plass til dette. Og hvis det skal foregå i et annet rom, sørg for at alt er i orden og avtalt med aktøren, slik at det ikke blir noen misforståelser om hva som skal foregå hvor.

4. Tenk helhet

Tidligere var et helt rent funksjonelt konferanselokale alt man trengte. Men i disse dager er utvalget av konferanselokaler enorm, og du har en gylden mulighet til å velge en arena som skaper den perfekte rammen for din merkevare. Lokaler med raus takhøyde og store glassflater, tradisjonell utsmykning i mørkt treverk, fargerikt og inspirerende? Tenk helhet, helhet, helhet.

5. I forkant

Er du sikker på at informasjonen du har gitt ut er tilstrekkelig, slik at ingen blir overrasket når de ankommer? Du vil nødig at en av gjestene ikke kjenner til kleskoden, vet hvordan de kommer seg dit, eller ikke har fått forberedt seg på viktige temaer du ønsker å spørre om etc. Det tilhører sjeldenheten at folk setter pris på overraskelser av denne kaliberen.

6. Mottakelse med glans

Sørger for at gjestene får et godt førsteinntrykk ved ankomst. Mottakelsen bør være stilig gjennomført, og registreringer en kort prosess. Et positivt førsteinntrykk former automatisk innstillingen til resten av arrangementet, og gjestene blir mindre sensitive for andre ting som kanskje ikke leverer akkurat som ønsket. Det er helt klart vanskeligere å snu et dårlig førsteinntrykk.

7. Klar, ferdig, åpning!

Alle former for taler eller presentasjoner drar fordeler av å ta utgangspunkt i kommunikasjonstriangelet: 'avsender - budskap - mottaker'. Ikke la åpningsnummeret være noe unntak. Og husk at du kan holde engasjementet til publikumet lengre ved bruk av elementer som stemningslys, musikk, filmsnutter, rekvisitter etc. Om du klarer å matche en god åpning med det riktig publikumet kan dette være den morsomste og mest kreative delen i planleggingen.

8. Ikke anta, dobbeltsjekk alt!

Teknikken er et av punktene som gjerne kan trippel- og frippelsjekkes. Forsikre deg om at du har wifi-passord, og at du har gjort deg kjent med utstyret. Test ut at alt av lyd, lys og eventuelle presentasjoner fungerer som det skal i god nok tid, slik at eventuelle utfordringer kan løses uten at det forsaker noe av konferansen.

Mange konferansesteder har eget personale som styrer teknikken som lyd, lys og bilde - bruk denne ekspertisen for det det er verdt, slik at du får mest mulig ut av arrangementet.