Konferanse i Oslo

Hver eneste dag holdes det en konferanse i Oslo, stor eller liten. Det vi vet, er at det å arrangere en konferanse i Oslo krever både tid og planlegging. Og det alle vet, er at tid er penger. Så uansett om du er fersk eller erfaren i 'gamet', er Konferanse.no et effektivt verktøy å bruke når du skal planlegge en konferanse i Oslo - vi forenkler din planlegging.

Hvis det er første gang du planlegger en konferanse i Oslo, tenker du sikkert 'hvor skal jeg begynne'? Og hvis du har gjort det et par ganger, tenker du kanskje (les: forhåpentligvis) 'hvilket lokale vil være best egnet for denne konferansen'? Vår erfaring tilsier at lokalet du velger er en av de avgjørende faktorene for om samlingen blir vellykket eller ikke. Den påstanden holder vi fast på uansett om det gjelder en konferanse i Oslo, eller andre arrangementer uavhengig av formål og sted. Kjente du deg best igjen i kategorien 'gjort det før'? Da er det faktisk ekstra smart å tenke seg om to ganger. Nettopp fordi vi mennesker trives godt i den såkalte komfortsonen, vi går for det vante og trygge, uten å helt stille spørsmål ved valgene vi tar. Hva var det som fungerte bra sist? Hva kunne vært gjort annerledes? Hvordan kan jeg dra nytte av tidligere erfaringer for å gjøre denne konferansen unik?

Til alle som skal planlegge en konferanse i Oslo, tør vi å påstå at vi er bortskjemte med et stort og variert utvalg. Hovedstaden er en by i stadig vekst, fremoverlent og nytenkende. Samtidig er det en genuin interesse i å ivareta historiske bygg, lokaler og det tradisjonelle. Og alle kategoriene i mellom. Med andre ord, det er et bredt spekter av alternativer.

Når du skal arrangere en konferanse i Oslo, tenk på disse tingene:

Budsjett

Det er naturligvis stor prisforskjell på ulike konferanselokaler, derfor bør du sammenligne flere aktører og se hvor du får mest valuta for pengene. Avhengig av gruppens størrelse, budsjettet og beliggenheten, tilbyr de fleste konferansestedene en rekke forskjellige priser og betalingsstrategier i form av leieavgift, dvs. per time, dag eller økt samt ulike pakker som inkluderer eksempelvis mat, drikke etc. I vurderingen må du altså veie opp kostnadene for lokalet og hva som eventuelt er inkludert og hva som kommer utenom, og at det passer inn i ditt totalbudsjett for å kunne levere en fantastisk konferanse.

Riktig arena

Som nevnt tidligere, er det å finne den riktige arenaen til din konferanse i Oslo, essensen i planleggingen. Er det ventet et stort antall gjester, se gjerne etter lokaler som imponerer med stor takhøyde, god akustikk og evt. Scene eller mulighet for rigge til det. Er det en mindre konferanse, litt avslappet atmosfære? Kanskje det holder med et møtelokale, chambrè separeè, eller lei et eventlokale med aktiviteter.

Dato for konferansen

Større konferanser bør planlegges i god tid for at alt skal klaffe. Book lokalet et år i forveien, send ut invitasjoner (med svarfrist) så snart du vet dato for konferansen - du vil spare deg selv for mye hodebry, og de fleste avgjørelser handler i bunn om økonomi/budsjett, eks: mat, utstyr, goodiebags etc., derfor er det viktig å ha oversikt på et ca. antall som faktisk kommer. Mindre konferanser er selvsagt like viktige, men det krever naturligvis mindre planlegging. Er det en uhøytidelig samling, så kan du fint få til et godt opplegg på tre måneder.

Nødvendige fasiliteter

Sannsynligheten for at du vil trenge ekstra utstyr er høy. Dette kan være teknikk som lyd, lys og mikrofon, trådløst internett, projektor, whiteboard m/penn ol. Sjekk også ut resten av lokalet, hvor vil det egne seg å ha mingleområdet i pausen, hvordan er uteområdet?

Om du ønsker teknisk hjelp til selve gjennomføring, må dette avtales på forhånd om dette er noe konferansestedet kan tilby. Hvis du tenker at det holder med dine egne tekniske ferdigheter, kan det likevel være greit å få en kontaktperson som kan bistå deg ved uventede problemer, og som kjenner systemet der.

Servering / catering

Når du i planleggingsfasen velger lokalet til konferansen, tenk på om du ønsker å ordne med servering selv/cateringfirma eller om du ønsker at tilbyderen skal stå for det. Selv om det naturligvis ville gjort livet som planlegger enklere å bare sette bort jobben til tilbyderen, uten å tenke noe mer på det - vi liker vel alle å komme til ferdig dekket bord? Er det et par punkter du bør ta i betrakting:
For det første, hvis du går for 'in-house' sjekk om menyen kan tilpasses ulike allergier samt et variert utvalg. Hvis du velger et cateringfirma kan det være noe mer logistikk som skal på plass, men samtidig kan de ofte levere enklere retter og tilpasse ulike behov, til en budsjettvennlig pris.
For det andre, ikke alle aktører gir den valgmuligheten. Noen aktører leier kun ut selve lokalet og hvis du ønsker noe mer så må dette ordnes utenom. Og det er mange utleieaktører som kun tillater servering fra eget kjøkken. Undersøk dette på forhånd.

Avbestilling?

Gjør deg kjent med retningslinjene som gjelder for kansellering av lokalet, det kan alltids være uventede situasjoner som oppstår som fører til at man må kansellere. Husk at utleieren holder av sitt lokale til ditt formål, det betyr at andre bestillinger kan bli avslått. Derfor er det er vanlig med kanselleringsgebyr, og ofte blir gebyret høyere når det nærmer seg dagen for konferansen. Det kan også oppstå noe uventet og at aktøren må kansellere, da bør du har en plan b og c, som kan være gode erstattere.

Timing

Spør din kontaktperson ved konferansestedet om når du vil få tilgang til lokalet før arrangementet og hvor raskt i etterkant dere må være ute av lokalene etter endt leieperiode.

Det virker kanskje mye, men jo flere spørsmål du har besvart på forhånd og desto mer informasjon du har innhentet fra konferansestedet, jo mer forberedt vil du naturligvis være. God oversikt i planleggingen vil gjøre det enklere for deg å ta beslutninger som gagner konferansen i sin helhet, innenfor budsjett. Solide forberedelser av arrangementet legger alt til rette for en vellykket konferanse, som gjestene vil huske lenge etter den oppsummeringstalen.